一、項(xiàng)目信息

項(xiàng)目信息是指報(bào)告、數(shù)據(jù)、計(jì)劃、安排、會(huì)議等與項(xiàng)目實(shí)施有直接或間接關(guān)系的各種信息。項(xiàng)目信息在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中起到非常重要的作用。能否準(zhǔn)確地收集項(xiàng)目信息，并將項(xiàng)目信息及時(shí)傳遞給項(xiàng)目決策者，是關(guān)系到項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵。因此，一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，需要對項(xiàng)目信息進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的管理。項(xiàng)目信息需在項(xiàng)目組織內(nèi)部和該組織與外部環(huán)境之間進(jìn)行不斷地流動(dòng)，從而構(gòu)成信息流動(dòng)。

1.項(xiàng)目信息的種類

根據(jù)不同流向，項(xiàng)目信息可分為以下五種：由上而下的項(xiàng)目信息、由下而上的項(xiàng)目信息、從一點(diǎn)擴(kuò)散的項(xiàng)目信息、橫向流動(dòng)的項(xiàng)目信息、來自外界的項(xiàng)目信息。

2.項(xiàng)目信息的特點(diǎn)

項(xiàng)目信息是項(xiàng)目管理者決策管理中的重要依據(jù)。一般來說，它具有信息量大、系統(tǒng)性強(qiáng)、傳遞障礙多、信息反饋滯后等特點(diǎn)。

3.項(xiàng)目信息的表現(xiàn)形式

（1）書面材料

書面材料包括圖樣及說明書、工作條例、管理規(guī)定、組織設(shè)計(jì)、情況報(bào)告、談話記錄、原始記錄、報(bào)表、信件等提供的信息。

（2）口頭表達(dá)

口頭表達(dá)包括口頭部署工作、指示、匯報(bào)、工作檢查、建議、批評(píng)、介紹情況、談判交涉等信息。

（3）技術(shù)形式

技術(shù)形式包括聽寫器、廣播、電話、電報(bào)、傳真、電子郵件、網(wǎng)頁、錄像、錄音、展覽等產(chǎn)生的信息。

（4）集體討論形式

集體討論形式包括工作討論和研究、會(huì)議、培訓(xùn)班、檢査組等產(chǎn)生的信息。

二、項(xiàng)目信息交流與反饋

1.項(xiàng)目信息交流的內(nèi)容及特點(diǎn)

項(xiàng)目信息交流是指項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而進(jìn)行的信息傳遞和交流活動(dòng)。項(xiàng)目信息交流本質(zhì)上是有目的人際信息交流活動(dòng)。人際信息交流是組織信息交流的基礎(chǔ)。因此，認(rèn)識(shí)和考察信息交流首先要全面把握人際信息交流的形式、特點(diǎn)和對策，再考察組織特定環(huán)境下發(fā)生的組織信息交流形式、特點(diǎn)和對策。根據(jù)這一特性，項(xiàng)目信息交流應(yīng)包括人際信息交流和組織信息交流兩方面的內(nèi)容。

（1）人際信息交流

人際信息交流強(qiáng)調(diào)的是人與人之間信息交流的技巧。人際信息交流主要包括認(rèn)識(shí)和把握信息交流中的受體，了解人際信息交流的形式和媒介的優(yōu)勢與劣勢，從而做到熟練運(yùn)用人與人之間信息交流的技巧，如傾聽、非語言信息交流、口頭表達(dá)等。

人際信息交流主要通過語言交流實(shí)現(xiàn)，這種交流不僅是信息的交流，還包括情感、思想、態(tài)度等的交流。交流時(shí)要注意人的心理，例如：由于心理作用，對同一建議有人會(huì)贊同，有人會(huì)反對；對同一事件，不同人會(huì)有不同的看法和理解。因此，研究人與人之間的溝通，要特別注意其特殊性。

（2）組織信息交流

組織信息交流是指組織之間的信息傳遞。組織之間的信息交流有正式渠道和非正式渠道兩種。

正式渠道是指組織內(nèi)部按正規(guī)的方式建立起的渠道。信息可從上級(jí)部門傳遞到下級(jí)部門，如政策、規(guī)范、指令等，也可以從下級(jí)部門反映到上級(jí)部門，如報(bào)告、請求、意見、建議等，還可以是同級(jí)部門之間的信息交流。非正式渠道是成員之間因?yàn)楸舜说墓餐�利益而自發(fā)形成的，這些利益既可能是因?yàn)楣ぷ鞫�產(chǎn)生的，也可能是由于組織外部的多種條件而產(chǎn)生的。

2.項(xiàng)目信息交流的作用

要確保項(xiàng)目順利運(yùn)作，就必須進(jìn)行有效的信息交流。良好的信息交流可以促進(jìn)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善。項(xiàng)目信息交流是項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目管理的依據(jù)，是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人成功指揮的重要手段，是協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員關(guān)系的必要條件。

3.反饋

反饋是指信息接收者對發(fā)送者提供的信息有疑問、不清楚的地方作出的反應(yīng)，這是一種反向的信息交流過程。反饋是信息交流必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)樗�有助于人們的相互理解，而且只有相互理解才能繼續(xù)交流下去。

一些項(xiàng)目交流問題是由于誤解造成的，如果項(xiàng)固管理人員在交流過程中能正確使用反饋的方法，則會(huì)減少上述問題的發(fā)生。信息反饋可以是語言的，也可以是非語言的。

能力要求

一、項(xiàng)目完成的情況跟蹤

在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，必須對項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)，以確保項(xiàng)目執(zhí)行符合計(jì)劃的要求。跟蹤的方法可分為正規(guī)跟蹤和非正規(guī)跟蹤。正規(guī)跟蹤就是定期召開項(xiàng)目進(jìn)展情況匯報(bào)會(huì)，提交項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，使項(xiàng)目管理者了解項(xiàng)目的執(zhí)行情況。根據(jù)進(jìn)度報(bào)告，與與會(huì)者討論項(xiàng)目遇到的問題，分析并找出問題的原因，研究、確定應(yīng)對方案和預(yù)防措施，為項(xiàng)目控制提供依據(jù)。非正規(guī)跟蹤是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過觀察、與評(píng)價(jià)人員交談、收集數(shù)據(jù)等方式了解情況，發(fā)現(xiàn)問題。在項(xiàng)目管理過程中，非正規(guī)跟蹤常常比正規(guī)跟蹤更加有效。

在項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施中，項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展?fàn)顩r經(jīng)常與最初制定的項(xiàng)目進(jìn)度安排不一致，為了使項(xiàng)目能夠按照預(yù)定工期進(jìn)行，應(yīng)該對項(xiàng)目完成情況進(jìn)行跟蹤和有效控制。

1.項(xiàng)目進(jìn)度記錄

（1）及時(shí)記錄項(xiàng)目的進(jìn)展情況。項(xiàng)目進(jìn)度記錄的主要內(nèi)容有：項(xiàng)目進(jìn)程的主要成果和已實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵性目標(biāo)，項(xiàng)目工作量完成情況及里程碑實(shí)現(xiàn)情況。

（2）項(xiàng)目的成本、進(jìn)度和工作范圍實(shí)施情況，以及完成工作情況。

（3）前期遺留問題解決情況，記錄期間發(fā)生的問題，計(jì)劃釆取的改進(jìn)措施。

（4）下一個(gè)記錄期間期望達(dá)到的目標(biāo)及預(yù)期實(shí)現(xiàn)的里程碑。

2.項(xiàng)目跟蹤的基本程序

（1）分析進(jìn)度

在收集到已完成活動(dòng)的實(shí)際結(jié)束時(shí)間后，對進(jìn)度進(jìn)行分析并與計(jì)劃進(jìn)行比較，找出需要釆取糾正措施的地方。

（2）確定糾正措施

確定應(yīng)釆取的糾偏措施，如針對關(guān)鍵路徑上活動(dòng)的延期，可以在原計(jì)劃的基礎(chǔ)上采取組織措施或技術(shù)措施縮短關(guān)鍵路徑上后續(xù)活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間，以彌補(bǔ)前面時(shí)間的損失。

（3）修改進(jìn)度計(jì)劃

如果釆取以上施有困難時(shí)，可以重新安排活動(dòng)順序，調(diào)整資源，修改原來的進(jìn)度方案。

（4）落實(shí)跟蹤更新后的進(jìn)度計(jì)劃

制訂更新的進(jìn)度計(jì)劃后，要在項(xiàng)目實(shí)施中落實(shí)，并對實(shí)施過程進(jìn)行跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題后，及時(shí)釆取糾偏措施。

二、用戶對評(píng)價(jià)報(bào)告意見的處理

評(píng)價(jià)報(bào)告是評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)提交給用戶的最終產(chǎn)品。在評(píng)價(jià)報(bào)告初稿完成后，評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)要與用戶就評(píng)價(jià)報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行充分的溝通交流。用戶在審閱完評(píng)價(jià)報(bào)告后，通常會(huì)反饋一些對評(píng)價(jià)報(bào)告的意見。這些意見有些是合理的，有些則是為了各種目的而提出的不合理要求。因此，在釆納用戶意見前，應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真分析、討論，去偽存真，決不能盲目遵從。

1.對文字方面的意見處理

對于文字方面的意見，應(yīng)逐一核對，修改完善。

2.對危險(xiǎn)有害因素及其定性定量評(píng)價(jià)的意見

用戶通常會(huì)對報(bào)告中有關(guān)危險(xiǎn)有害因素辨識(shí)與評(píng)價(jià)結(jié)果提出意見，有時(shí)也會(huì)對其定性、定量評(píng)價(jià)方法的適用性和準(zhǔn)確性提出異議。

（1）對辨識(shí)的危險(xiǎn)有害因素的異議

對于用戶提出的危險(xiǎn)有害因素辨識(shí)的異議，首先應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)辨識(shí)方法的適宜和辨識(shí)過程的充分性。不應(yīng)該簡單地聽從用戶的意見，避免遺漏了重大危險(xiǎn)有害因素。

（2）對風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)等級(jí)的異議

安全評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)是企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的多少，直接影響到企業(yè)制定對策措施的方案。首先進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)方法的合理性和適宜性的確認(rèn)，如果正確應(yīng)堅(jiān)持，以推進(jìn)企業(yè)進(jìn)行安全投入，釆取措施，降低風(fēng)險(xiǎn)。

（3）對評(píng)價(jià)方法的適用性和使用中的準(zhǔn)確性的異議

首先，應(yīng)檢查所選用的方法是否適用于本項(xiàng)目；其次，應(yīng)核查在方法使用過程中使用

是否正確，如計(jì)算模式或公式的選用、假設(shè)條件的設(shè)定、計(jì)算過程的結(jié)果等。

3.對安全對策措施和評(píng)價(jià)結(jié)論的意見

用戶對安全對策措施和評(píng)價(jià)結(jié)論方面的意見，通常有以下幾種：

（1）在報(bào)告編制完成之前，用戶已落實(shí)了報(bào)告中提出的安全對策措施，要求不在評(píng)價(jià)報(bào)告中體現(xiàn)

對此，應(yīng)組織人員對其落實(shí)情況進(jìn)行考察，如情況屬實(shí)，可在評(píng)價(jià)報(bào)告中對落實(shí)情況進(jìn)行描述，在對策措施中可不再提出。同時(shí)，要根據(jù)落實(shí)情況，對評(píng)價(jià)單元結(jié)論和評(píng)價(jià)報(bào)告結(jié)論進(jìn)行調(diào)整。

（2）對所提出的安全對策措施提出異議

這種倩況通常是由于評(píng)價(jià)人員和用戶對標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)的理解不同而造成的。這時(shí)最好向標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)的解釋單位進(jìn)行咨詢，尋求權(quán)威答復(fù)，并確定是否保留其爭議之處。

（3）由于各種原因，提出的安全對策措施無法整改

由于經(jīng)濟(jì)上或歷史遺留問題可能會(huì)造成評(píng)價(jià)報(bào)告中某些安全對策措施在短期內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)。這時(shí)，應(yīng)仔細(xì)分析所提出的安全對策措施對整個(gè)被評(píng)價(jià)系統(tǒng)的作用，考慮足否有替代的安全對策措施可起到同樣的作用。如果沒有其他替代方法，且不采取所提出的對策措施項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)程度很高，那么就必須保留上述意見，同時(shí)要與用戶充分溝通交流，說明利害關(guān)系。

（4）對評(píng)價(jià)結(jié)論給出的風(fēng)險(xiǎn)程度不接受

價(jià)結(jié)論給出的風(fēng)險(xiǎn)程度是綜合考慮了各個(gè)評(píng)價(jià)單元的結(jié)果而總結(jié)出來的。發(fā)生上述情況時(shí)，應(yīng)對評(píng)價(jià)方法的選擇和使用進(jìn)行認(rèn)真的檢查、推敲，必要的時(shí)候，還可采取其他評(píng)價(jià)方法對已使用的評(píng)價(jià)方法所得出的結(jié)論進(jìn)行驗(yàn)證，確保評(píng)價(jià)結(jié)論的科學(xué)性和合理性。

注意事項(xiàng)

1.注意項(xiàng)目信息管理的時(shí)效性

在信息管理流程中，無論是信息釆集、分析，還是信息處理過程都應(yīng)該注意信息的時(shí)效性，這將對評(píng)價(jià)項(xiàng)目完成的質(zhì)量起到重要作用。評(píng)價(jià)組內(nèi)部信息交流渠道暢通、資源共享；外部信息釆集處理及時(shí)、準(zhǔn)確。有效運(yùn)用信息管理系統(tǒng)收集數(shù)據(jù)，運(yùn)用專門的軟件分析各類數(shù)據(jù)，在完成信息收集的時(shí)候保持?jǐn)?shù)據(jù)的條理性和準(zhǔn)確性，這些都有助于提高項(xiàng)目信息的時(shí)效性。

2.注意對項(xiàng)目過程中的信息管理

項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目階段資料的管理也是一項(xiàng)十分重要的工作，主要包括：

（1）項(xiàng)目過程資料，包括現(xiàn)場勘察記錄表、被評(píng)價(jià)單位所提供資料清單等。

（2）項(xiàng)目管理文件，包括項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目報(bào)告審核表、用戶反饋意見等，

（3）評(píng)價(jià)報(bào)告書。